Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych / Izabela Motowilczuk

Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których kontrole wykazują najwięcej błędów – od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia,przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej częściwynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kierownikówjednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z naturyśrodków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów).

Przedstawiamy więc praktyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po koleido przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednostkach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych problemów występujących w praktyce, m.in.:

• Jak przygotować do inwentaryzacji księgi rachunkowe i stanowiska pracy pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie uzgodnień sald z kontrahentami i weryfikacji sald z dokumentacją?
• Jak najlepiej podzielić pomiędzy pracowników obowiązki związane z weryfikacją sald w przypadku sald aktywów, które mogą zostać zdefraudowane, bądź aktywów, których weryfikacja wymaga specjalistycznej wiedzy?
• W jaki sposób powinny przebiegać prace inwentaryzacyjne w obu metodach inwentaryzacji i w jaki sposób trzeba je udokumentować?
• Z czego wynikają różnice inwentaryzacyjne w przypadku aktywów i pasywów inwentaryzowanychtymi metodami, w jaki sposób należy prawidłowo je rozliczać i ujmowaćw księgach rachunkowych jednostki?

Publikacja zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych, w praktyce spotykanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiadające potrzebom danej jednostki.

Treści w niej zawarte mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych zaangażowanych w proces inwentaryzacji.Mogą być również pomocą dla kierowników jednostek, pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwentaryzacja tymi metodami – dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości dokumentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód zatwierdzenia wyników inwentaryzacji.

1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania

2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji

1. Uzgadnianie sald z bankami
2. Uzgadnianie sald z kontrahentami
3. Przygotowanie do uzgodnienia sald
4. Przeprowadzanie uzgodnień
5. Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald z kontrahentami
6. Uzgadnianie stanu innych aktywów (papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, składniki mienia powierzone kontrahentom)

3. Weryfikacja sald

1. Przygotowanie do weryfikacji sald
2. Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych aktywów i pasywów
3. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe”
4. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na kontach:011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiorybiblioteczne”, 016 „Dobra kultury” – przypadki szczególne
5. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”
6. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”
7. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze”
8. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanychna kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia”
9. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
10. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na kontach: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 226 „Długoterminowe należności budżetowe”
11. Weryfikacja należności i zobowiązań publicznoprawnych ewidencjonowanych na kontach: 225 „Rozrachunki z budżetami” i 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”
12. Weryfikacja należności i zobowiązań od/wobec pracowników ewidencjonowanych na kontach: 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
13. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”
14. Weryfikacja salda konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia”
15. Weryfikacja zapasów składników ewidencjonowanych na kontach: 310 „Materiały”, 330 „Towary”, 600 „Produkty gotowe i półfabrykaty”
16. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów
17. Weryfikacja funduszy jednostki (własnych i specjalnych)

4. Postępowanie poinwentaryzacyjne