Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pytania i odpowiedzi / Monika Brzostowska, Patrycja Kubiesa

SZKOLENIE ON-LINE

Szkolenie dostępne tylko dla Klientów publikacji.

Link do nagrania ze szkolenia znajdziesz w zakładce Materiały dodatkowe po zalogowaniu na konto księgarni.

Podczas webinaru prelegentki omówią problemy z jakimi najczęściej spotykały się na etapie wdrażania KSeF w różnych organizacjach. Krajowy System e-Faktur to nie tylko „zagwozdki” w zakresie przepisów dotyczących wystawiania faktur, ale także techniczne aspekty związane z generowaniem faktur i udostępnianiem ich.

Od 1 lipca 2024 r. większość podatników będzie miała obowiązek wystawiania oraz odbierania faktur sprzedażowych i zakupowych w formie elektronicznej, korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Narzędzie to ułatwi procesy rozliczeniowe między firmami i organami podatkowymi, co pomoże uniknąć błędów i opóźnień w rozliczeniach oraz poprawić płynność finansową przedsiębiorstw. Przyczyni się to tym samym do poprawy konkurencyjności polskich firm na rynkach krajowym i międzynarodowym.

W publikacji omówiono wiele problemów występujących podczas obsługi faktur ustrukturyzowanych, dotyczących np. ich wizualizacji, korekty, awarii systemu, czy faktur dla podmiotów zagranicznych, jednostek samorządu terytorialnego, stowarzyszeń oraz organizacji pożytku publicznego.

Autorki w sposób prosty i przystępny, posługując się przykładami, odpowiadają m.in. na następujące pytania:

• Jak należy upoważnić kogoś do pracy w KSeF?
• Czy podatnik zwolniony z VAT będzie miał obowiązek wystawiać faktury za pomocą KSeF?
• Czy sprzedawca będzie obowiązany do oznaczania faktur ustrukturyzowanych kodem GTU?
• W jaki sposób zgłosić błędne dane umieszczone przez wystawcę na fakturze?
• Czy faktury do paragonu będą musiały być wystawiane w KSeF?
• Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury za klientów w KSeF?
• W jaki sposób klienci mają opisywać faktury ustrukturyzowane kierowane do biura rachunkowego?

Książka przeznaczona jest dla doradców podatkowych, księgowych, pracowników biur rachunkowych, IT, przedsiębiorców oraz menedżerów działów finansowych. Będzie cennym źródłem wiedzy dla adwokatów, radców prawnych, sędziów, notariuszy, komorników i prokuratorów.

Wstęp

Rozdział I

Logowanie, uwierzytelnianie i uprawnienia

Pytanie 1

Jak wygląda pierwsze logowanie i założenie konta w KSeF?

Pytanie 2

W jaki sposób mogę skorzystać z KSeF?

Pytanie 3

Skąd mam wiedzieć jak najlepiej będzie mi skorzystać z KSeF?

Pytanie 4

Mam program do wystawiania faktur, ale dotychczas dostawałem tylko faktury mailem lub tradycyjnie drukowane. Czy muszę kupić program do odbierania faktur z KSeF?

Pytanie 5

Czy każdy podmiot prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą musi mieć profil zaufany żeby uwierzytelnić się w KSeF?

Pytanie 6

Prowadzę spółkę cywilną. Czy mogę się jako wspólnik zalogować do aplikacji podatnika KSeF?

Pytanie 7

Jestem prezesem i wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy mogę się jako wspólnik zalogować do aplikacji podatnika KSeF?

Pytanie 8

Jestem prezesem i wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy mogę się jako wspólnik zalogować do aplikacji podatnika KSeF? Czy drugi wspólnik też może?

Rozdział II

Logowanie, uwierzytelnianie i uprawnienia

Pytanie 9

W jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika, który jest osobą fizyczną?

Pytanie 10

W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?

Pytanie 11

Czy osoba uprawniona przez podatnika do korzystania z KSEF musi założyć w związku z tym konto w KSeF?

Pytanie 12

Jak w KSeF ma się uwierzytelnić spółka z o.o.?

Pytanie 13

Kto ma uprawnienia do korzystania z KSEF?

Pytanie 14

Jakie dane należy wskazać, żeby upoważnić kogoś do pracy w KSEF?

Pytanie15

Kogo mogę upoważnić do pracy w KSEF? Czy tylko osobę z mojego przedsiębiorstwa?

Pytanie 16

Czy w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi jest możliwość zgłaszania więcej niż jednej osoby fizycznej będącej reprezentantem za pośrednictwem ZAW-FA?

Pytanie 17

Czy ZAW-FA można wysłać jedynie papierowo?

Pytanie 18

Co w sytuacji, gdy podatnik niebędący osobą fizyczną zakończy współpracę ze swoim pracownikiem, który miał nadane najszersze uprawnienia? Był osobą zgłoszoną na zawiadomieniu ZAW-FA?

Pytanie 19

Czy podatnik zwolniony z VAT będzie miał obowiązek wystawiać faktury za pomocą KSeF?

Rozdział III

Zagadnienia ogólne

Pytanie 20

Czy KSeF będzie działał 24h na dobę?

Pytanie 21

Która część numeru będzie pisana na fakturze?

Pytanie 22

Jakie elementy powinna mieć faktura ustrukturyzowana?

Pytanie 23

Czy do KSeF faktury wysyła się pojedynczo czy w paczkach faktur?

Pytanie 24

Jaki jest termin na wysłanie faktury do KSEF?

Pytanie 25

Czy na fakturze ustrukturyzowanej będzie pole "UWAGI"? Jak dużo znaków będzie można wpisać w tym polu?

Pytanie 26

Czy programy komercyjne do wystawiania faktur będą zintegrowane z KSeF? Czy trzeba będzie wszystko rejestrować na stronie rządowej (gov.pl)?

Pytanie 27

Co z fakturami, które do tej pory klienci biura rachunkowego wystawiali ręcznie? Muszą teraz zakupić program komercyjny do wystawiania faktur?

Pytanie 28

Firma wystawia faktury 10. dnia miesiąca, bo wówczas otrzymuje dane od kontrahentów, ale z datą wystawienia i sprzedaży z ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. Czy nadal będzie można tak robić?

Pytanie 29

Czy stacje paliw nadal będą mogły wpisywać numer rejestracyjny samochodu?

Pytanie 30

Co z wystawieniem faktury dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej? Wystawiamy i wysyłamy (pocztą, elektronicznie) jak dotychczas?

Pytanie 31

Czy podmiot zwolniony z VAT będący podmiotem medycznych i jednocześnie prowadzi działalność opodatkowaną będzie zobligowany do stosowania KSeF?

Pytanie 32

Czy sprzedawca będzie obowiązany do oznaczania faktur ustrukturyzowanych kodem GTU?

Pytanie 33

Co w sytuacji kiedy osoba fizyczna nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale jest właścicielem nieruchomości, które wynajmuje krótkoterminowo i przekracza limit sprzedaży 200.000 złotych rocznie. Czy taka osoba musi wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF?

Pytanie 34

Mamy sklep internetowy. Czy wystawiamy faktury ustrukturyzowane dla podatników prowadzących działalność gospodarczą, a dla osób fizycznych nieprowadzących działalności faktury poza KSEF? Czy skoro mam podatników z NIP, to wystawiam wszystkie w KSeF?

Pytanie 35

Co zrobić w przypadku, gdy Klient wskaże, że chce fakturę na osobę prywatną, a po kilku tygodniach poprosi jednak o fakturę na firmę?

Pytanie 36

Czy jest obowiązek informowania Klientów o wystawieniu faktury w KSeF?

Pytanie 37

Czy może być tak, że data wystawienia faktury będzie inna niż data przesłanie do KSeF? Która data będzie brana pod uwagę przy księgowaniu?

Pytanie 38

Jeżeli podatnik rozpocznie wystawianie faktur na wersji demo to czy w takim wypadku muszę wystawiać faktury ustrukturyzowane do wszystkich?

Pytanie 39

W jaki sposób zgłosić błędne dane umieszczane przez wystawcę na fakturze, błędny NIP, adres, nazwa firmy? Czy noty korygujące nadal będą obowiązywać?

Pytanie 40

Czy odebrane faktury zakupowe również będziemy mogli zwizualizować?

Pytanie 41

Czy będzie możliwość pobierania faktur zakupu z KSeF kilkukrotnie? Chodzi na przykład o sytuację, gdy podmiot pobierze sam, aby realizować płatności, a później upoważnione biuro rachunkowe będzie mogło pobrać kolejny raz te same już pobrane faktury.

Pytanie 42

Co z działalnością nierejestrowaną? Czy trzeba mieć dostęp i można wystawiać faktury?

Pytanie 43

Czy faktura na świadczenie usług poza terytorium kraju musi znaleźć się w KSEF?

Pytanie 44

Czy faktury wewnętrzne też będą w KSeF?

Pytanie 45

Czy dalej będzie można wystawiać faktury za pośrednictwem kasy rejestrującej?

Pytanie 46

Czy faktury do paragonu będą musiał być wystawiane w KSeF?

Pytanie 47

Czy KSeF dotyczy też not księgowych i obciążeniowych?

Pytanie 48

Jak będziemy odbierać faktury ustrukturyzowane?

Pytanie 49

Jaka będzie data otrzymania faktury ustrukturyzowanej?

Pytanie 50

Czy wystawiając faktury dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą muszę z tym podmiotem uzgodnić jej odbiór?

Pytanie 51

Czy faktura na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów musi znaleźć się w KSEF?

Rozdział IV

Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej

Pytanie 52

Jak wygląda kwestia wizualizacji faktury? Czy fakturę ustrukturyzowaną przesłaną do KSeF można wydrukować lub zapisać do PDF?

Pytanie 53

Kiedy używa się kodów QR?

Pytanie 54

Czym jest kod QR w KSeF?

Pytanie 55

Co znajduje się w kodzie QR?

Pytanie 56

Czy Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie nadawał kod QR jeśli będzie awaria systemu?

Pytanie 57

Czy wizualizacja faktury i nadanie kodu QR odbywa się w systemie KSeF?

Pytanie 58

W którym momencie będzie nadawany kod QR, przed czy już po wysyłce faktury do KSeF?

Pytanie 59

Czy kod QR przy każdej wizualizacji jest inny?

Pytanie 60

Czy w przypadku kiedy zagraniczny nabywca usługi wymaga od firmy wystawienia faktury przez jego własny system fakturowania? Jak rozwiązać wówczas obowiązek dostarczenia faktury zwizualizowanej z kodem QR do Klienta?

Rozdział V

Awarie, niedostępności i inne problemy techniczne

Pytanie 61

Co się wydarzy, jeśli będzie problem techniczny i nie jest możliwe przesłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF?

Pytanie 62

Czym się różni awaria ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej od awarii ogłoszonej w social mediach?

Pytanie 63

Jak wystawia się faktury ustrukturyzowane w okresie awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej? Jakie zasady obowiązują wtedy podatników?

Pytanie 64

Jak wystawia się faktury ustrukturyzowane w okresie awarii ogłoszonej w środkach społecznego (social media)? Jakie zasady obowiązują wtedy podatników?

Pytanie 65

Na czym polega niedostępność systemu? Jakie zasady obowiązują wtedy podatników?

Pytanie 66

Czy jest przewidziana sytuacja, gdy problem techniczny będzie, nie po stronie systemu KSeF, ale po stronie podatnika? Jakie na ten wypadek są przewidziane zasady związane z wystawianiem faktur?

Pytanie 67

Jakie są konsekwencje nie przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF w terminie po ustaniu awarii, niedostępności czy problemów technicznych?

Pytanie 68

Czy mogę w okresie awarii KSeF wstrzymać się z wystawieniem faktury do czasu jej ustania?

Pytanie 69

Co się stanie, jeśli nie wiem z jakiego powodu faktura ustrukturyzowana nie chce się przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur?

Pytanie 70

Czy jeśli nie działa mi wysyłka faktury ustrukturyzowanej mogę wydać normalna fakturę papierową?

Pytanie 71

Czy w okresie trwania problemów np. awarii mogę wystawić fakturę korygującą?

Pytanie 72

Co w przypadku, gdy "awaria w firmie" jest w piątek, a firma nie pracuje w weekendy? Albo wypadnie długi weekend czy kilka dni świątecznych, a termin wysyłki jest 1 dniowy?

Rozdział VI

Kursy walut, a Krajowy System e-Faktur

Pytanie 73

Jaki kurs stosuje się do faktur wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur?

Pytanie 74

Wystawiam fakturę np. 1 sierpnia 2024 roku dla dostawy energii elektrycznej. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienie faktury. Użyłam kursu z 31.07.2024 roku. Niestety, ale dopiero 5 sierpnia udaje mi się przesłać fakturę do KSeF. Co wtedy?

Pytanie 75

Jeżeli za datę wystawienia faktury uważa się datę przesłania do KSeF i jeśli te daty będą się różnić ze względu na późniejsze przesłanie, to jaki kurs zastosować w przypadku faktur dokumentujących WDT i eksport?

Rozdział VII

Korekty faktur

Pytanie 76

Jak wygląda kwestia przesłania faktury do KSeF, która nie powinna być wystawiona?

Pytanie 77

Czy po wejściu w życie KSeF nie ma już możliwości anulowania faktury?

Pytanie 78

Jak wygląda kwestia skorygowania danych nabywcy np. z podmiotu A na podmiot B?

Pytanie 79

Co z korektami in minus u sprzedawcy po wejściu w życie KSeF? Jak zmieniają się zasady?

Pytanie 80

Co z korektami in minus u nabywcy po wejściu w życie KSeF? Jak zmieniają się zasady?

Pytanie 81

Co z korektami do faktur po 1 lipca 2024 roku, ale do faktur sprzed wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur.

Pytanie 82

Które zasady stosujemy w przypadku faktur po wejściu w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

Pytanie 83

Jak wygląda wystawienie not korygujących po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur?

Pytanie 84

Skoro nie ma not korygujących to jak wygląda sytuacja nabywcy, który nie ma możliwości skorygowania błędu np. danych nabywcy, a sprzedawca odmawia lub uchyla się od obowiązku skorygowania faktury w tym zakresie?

Rozdział VIII

Załączniki do faktur ustrukturyzowanych

Pytanie 85

Dotychczas do faktur dodawaliśmy zestawienie godzin jako załącznik do faktury, jak wygląda ta kwestia w ramach KSeF?

Pytanie 86

Czy w KSeF w przypadku faktur za transport będzie możliwość dodania załączników potwierdzających usługę takich jak kartę drogową CMR czy listy przewozowe itp.? Jest to ważne przy zastosowaniu stawki VAT oraz zweryfikowanie transportu przez odbiorcę.

Pytanie 87

Czy w polu faktury "dodatkowyOpis" mogę wskazać link do załącznika, np. specyfikacji towaru?

Rozdział IX

Faktury dla podmiotów zagranicznych

Pytanie 88

Co z fakturami dla podmiotów zagranicznych? Czy takie faktury muszą być ustrukturyzowane?

Pytanie 89

Czy faktury dla podmiotu zagranicznego np. WDT też muszą być dostarczone w formie wizualizacji KSeF, a nie w języku obcym?

Pytanie 90

Wystawiam fakturę w języku polskim i angielskim dla kontrahentów zagranicznych. Czy nadal będzie to możliwe? Teraz mój system mi na to pozwala.

Pytanie 91

Czy w JPK VAT deklarowane będą faktury dotyczące WDT i eksportu po dacie wystawienia z systemu czy po dacie przesłania do KSeF?

Pytanie 92

Dokonuję często wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (WNT), czy ta faktura również trafia do KSeF?

Pytanie 93

Czy należy wystawić fakturę w KSeF dla zagranicznych osób fizycznych nieprowadzących działalności (sprzedaż wysyłkowa)?

Rozdział X

Faktury dla jednostek samorządów terytorialnych, stowarzyszenia, organizacje pożytku publicznego

Pytanie 94

Czy jednostki samorządu terytorialnego mają obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur i wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

Pytanie 95

Czy konto w Krajowym Systemie e-Faktur będą miały jednostki organizacyjne? Czy będzie jedno wspólne dla np. powiatu?

Pytanie 96

Czy będzie możliwość wystawiania faktur na Nabywcę/Odbiorcę oraz Sprzedawcę/Wystawcę? Centralizacja VAT w jednostkach budżetowych.

Pytanie 97

Czy stowarzyszenie (organizacja pożytku publicznego) nieprowadzące działalności gospodarczej (zwolnione z podatku VAT) prowadzące zakład opiekuńczo leczniczy i wystawiające faktury dla Narodowego Funduszu Zdrowia ma obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Pytanie 98

Czy stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej też będzie musiało wystawić faktury w KSeF?

Pytanie 99

Jak należy wystawić fakturę dla stowarzyszenia? Posiada ono NIP, jest zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń KRS, nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie prowadzi działalności gospodarczej.

Rozdział XI

Sankcje w Krajowym Systemie e-Faktur

Pytanie 100

Jakie sankcje są przewidziane w Krajowym Systemie e-Faktur?

Pytanie 101

Czy jeśli będzie awaria ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej, to co się stanie jeśli pojadę na urlop i nie prześlę faktury do KSeF w ciągu 7 dni roboczych?

Pytanie 102

Co się stanie, jeśli nie zauważę, że skończyła się niedostępność systemu i przegapię jeden dzień roboczy na przesłanie faktury do KSeF?

Rozdział XII

Oznaczanie płatności w Krajowym Systemie e-Faktur

Pytanie 103

Czy w związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur pojawi się dodatkowy obowiązek związany z płatnością za faktury ustrukturyzowane?

Pytanie 104

Jakie są sankcje za nie oznaczenie płatności za fakturę ustrukturyzowaną numerem identyfikującym ją w systemie KSeF?

Pytanie 105

Jak oznaczyć płatność za fakturę ustrukturyzowaną w przypadku płatności kartą płatniczą lub blikiem?

Rozdział XIII

Biuro rachunkowe, a Krajowy System e-Faktur

Pytanie 106

Jak biuro rachunkowe może pozyskiwać faktury ustrukturyzowane od klienta z KSeF?

Pytanie 107

Czy biuro rachunkowe może samo pozyskiwać faktury z KSeF od klientów.

Pytanie 108

Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury dla klientów w KSeF?

Pytanie 109

Czy biuro rachunkowe może mieć tylko dostęp do faktur bez możliwości wystawiania faktur w KSeF dla klientów?

Pytanie 110

Czy jeśli biuro rachunkowe wystawia fakturę dla klienta, ale tej faktury nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, a był taki obowiązek, to kto odpowiada biuro rachunkowe czy klient?

Pytanie 111

W jaki sposób klienci mają opisywać faktury ustrukturyzowane do biura? Dotychczas robili to papierowo lub mailowo wraz ze skanami faktur.

Pytanie 112

Faktur ustrukturyzowane będą w Krajowym Systemie e-Faktur, a co z resztą dokumentów? Kwitki opłat za autostrady, paragony, noty?