Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy IT i RODO / Łukasz Prasołek, Michał Tabor, Mirosław Gumularz, Anna Jankowska, Mariola Więckowska

Poradnik zawiera szczegółowe omówienie elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Opisano w nim zarówno zasady przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, jak i wymagania prawne oraz techniczne dotyczące późniejszego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej elektronicznie.

Jest to pierwsza na rynku wydawniczym książka dotycząca wyłącznie elektronicznego aspektu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której drugie wydanie zostało rozszerzone także o zagadnienia związane z doręczeniami elektronicznymi oraz używaniem w HR dokumentu mObywatel.

Książka składa się z 10 rozdziałów, z których:

• pierwsze cztery rozdziały dotyczą problematyki prawa pracy, czyli głównie zasad podziału dokumentacji na zbiory oraz przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną,
• kolejne trzy rozdziały dotyczą kwestii technicznych, związanych z podpisami kwalifikowanymi i wymaganiami dla samego systemu teleinformatycznego,
• kolejne dwa rozdziały dotyczącą aspektów ochrony danych osobowych i wskazują, jakie dodatkowe obowiązki wynikają z RODO, gdy firma wprowadza elektroniczną dokumentację pracowniczą,
• rozdział 10 jest domknięciem całości i zawiera stanowiska urzędowe dotyczące opisywanej problematyki, które zostały omówione w książce.

W książce wykorzystano wszystkie dostępne stanowiska urzędowe i wypowiedzi oficjalne ze stron internetowych instytucji, które miały wpływ na kształt przepisów dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej w Polsce, a więc MRPiPS (obecnie MRiPS), MC oraz UODO, które w całości zostały zamieszczone w ostatnim rozdziale.

Niewątpliwie atutem książki jest duża liczba przykładów, które doskonale obrazują faktyczne działania, jakie w praktyce musi podjąć firma, aby prawidłowo przeprowadzić proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej. W ten sposób pokazano m.in.:

• podział dokumentacji pracowniczej na zbiory,
• możliwość etapowego wdrażania elektronizacji,
• różne sposoby wykonania obowiązku informacyjnego względem załogi,
• wygląd plików XML z metadanymi, które muszą się pojawić w procesie elektronizacji,
• sposoby opatrywania dokumentów podpisem i pieczęcią kwalifikowaną,
• zagrożenia z punktu widzenia przepisów RODO, które trzeba uwzględnić w ocenie ryzyka dotyczącej takiego procesu.

W książce można znaleźć odpowiedzi na wiele bardzo praktycznych pytań, m.in.:

• Jak przygotować się do procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
• Jak wybrać oprogramowanie do prowadzenia e-teczek?
• Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej może być etapowa?
• Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy przechowywania tej dokumentacji?
• Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej jest powiązana z raportowaniem do ZUS?
• Jak poinformować w praktyce pracowników o zmianie postaci prowadzonej dokumentacji?
• Jak podzielić dokumentację na zbiory i czy wszystkie z nich muszą być przechowywane w postaci elektronicznej?
• Jak prawidłowo zorganizować proces skanowania dokumentów papierowych?
• Co to są metadane i jakie ich rodzaje mają być gromadzone w związku z prowadzeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Jak przenosić dokumentację pracowniczą pomiędzy systemami teleinformatycznymi?
• W jakich formatach plików mogą być przechowywane dokumenty?
• Jak należy wydawać kopie elektronicznych dokumentów pracownikom?
• Kiedy i w jaki sposób powinny być usuwane dokumenty elektroniczne z e-teczek?
• Jak prawidłowo podpisać elektronicznie umowę o pracę?
• Jakiego podpisu elektronicznego użyć do różnych rodzajów dokumentów i spraw?
• Czy weryfikację podpisu elektronicznego można robić każdą aplikacją?
• Do czego wykorzystujemy znakowanie czasem?
• Kiedy można wykorzystać kwalifikowane pieczęcie elektroniczne?
• Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej nakłada dodatkowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych?
• Jak wybrać oprogramowanie, aby było zgodne z wymaganiami RODO?
• Jakie dodatkowe obowiązki należy wypełnić, aby wdrożyć e-teczki i móc wykazać rozliczalność na gruncie RODO, nie narażając się na kary finansowe?
• Czym różni się forma i postać elektroniczna dokumentu i jaki ma to wpływ na prowadzenie e-teczek?
• Jak zmiany w Kodeksie pracy wprowadzone w 2023 r. wpływają na proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
• Jak wdrożenie pracy zdalnej w organizacji może ułatwić prowadzenie e-teczek?
• W jaki sposób działy HR mogą wykorzystać profil czy dokument mObywatel?
• Jak na digitalizację procesów HR mogą wpłynąć elektroniczne doręczenia, które będą wdrażane od grudnia 2023 r.?
• Jak będzie wyglądał krajowy system doręczeń elektronicznych?
• W jakich przypadkach możliwe będzie wykorzystanie e-doręczenia w komunikacji z pracownikami?
• Czy pracownik może wysłać wypowiedzenie umowy o pracę przez e-Doręczenie?
• Jakie nowe wymagania techniczne wprowadzono dla plików XML w lipcu 2023 r.?

Dodatkowym atutem są autorzy opracowania, którzy reprezentują dwa światy: prawniczy i informatyczny, dzięki czemu książka stanowi kompleksowe ujęcie problematyki i pozwala na właściwe przygotowanie się do wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Problematykę opisano dzięki temu z trzech perspektyw: prawa pracy i prawa cywilnego, ochrony danych osobowych oraz IT.