Prawne zasady prowadzenia ewidencji podatkowej. Wydanie 3. Rozszerzone / prof. dr hab. Witold Modzelewski

Niniejszym oddajemy do rąk Czytelników kolejne, zaktualizowane wydanie książki poświęconej prawnym zasadom prowadzenia ewidencji podatkowej (ksiąg podatkowych) obowiązującym w prawie polskim. Prawa i obowiązki podmiotów prawa podatkowego (zwłaszcza podatników i płatników) dotyczą ewidencjonowania i dokumentowania zdarzeń na potrzeby sporządzania deklaracji i informacji podatkowych albo bezpośredniego określenia zobowiązania podatkowego (w przypadku braku obowiązku składania deklaracji podatkowych); stanowią jeden z najważniejszych od strony funkcjonalnej i praktycznej fakultatywnych elementów kontynuacji podatków. Współczesny prawodawca poświęca coraz więcej uwagi tym problemom. Przy czym w prawie polskim wykształcono trzy modele regulacji tych zagadnień:

1) w przypadku gdy w danym podatku obowiązuje w sensie prawnym szczegółowy wzór deklaracji składanych przez podatników lub płatników, przepisy prawa ogólnie określają obowiązki ewidencyjne podatników, tj. ewidencja ma być prowadzona w ten sposób, aby była prawidłowo sporządzana deklaracja podatkowa (ewidencja jest niejako podporządkowana deklaracjom podatkowym);

2) w przypadku podmiotów niebędących podatnikami lub płatnikami obowiązki ewidencyjne są uregulowane zazwyczaj bardzo szczegółowo, niezależnie od tego, czy podmioty te są obowiązane do składania jakichkolwiek informacji do organu podatkowego, gdyż wówczas ewidencja nie ma charakteru służebnego względem obowiązku złożenia deklaracji, lecz służy do monitorowania zdarzeń nierodzących obowiązku podatkowego;

3) podatnik jest obowiązany ewidencjonować tylko niektóre zdarzenia na potrzeby podatkowe, a ewidencja podatkowa jest częścią składową innych, bardziej rozbudowanych urządzeń ewidencyjnych, prowadzonych dla innych celów.

W niniejszej książce omówiono obowiązujące w Polsce prawne zasady prowadzenia ewidencji podatkowych według stanu prawnego na dzień 1 kwietnia 2024 r. Jest to pierwsza publikacja prawnicza, która dotyczy tej tematyki. Jej autorami są pracownicy Instytutu Studiów Podatkowych zajmujący się problematyką podatków i prawa podatkowego.

W stosunku do pierwszego wydania w obecnym uwzględniono zmiany wynikające z następujących aktów prawnych:

1) ustawy z dnia 29 października 2021 r. (zwanej Polskim Ładem),

2) ustawy z dnia 9 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw1,

3) ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw2,

4) ustawy z dnia 13 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw3,

5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2022 r. – zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 2810)

6) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2023 r. – w sprawie ewidencji prowadzonej przez członków grupy VAT (Dz.U. poz. 727)

7) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 kwietnia 2023 r. – zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 794)

Wykaz skrótów............................................................................................. 5

Wstęp ........................................................................................................ 9

Rozdział 1. Prawny status ewidencji podatkowej w prawie podatkowym i w prawie karnoskarbowym......................................................................................... 11

Rozdział 2. Prawne zasady prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług......................................................................................................... 19

2.1. Wstęp................................................................................................. 19

2.2. Ewidencja uproszczona.......................................................................... 19

2.3. Określenie wartości sprzedaży w drodze oszacowania............................................................................................... 20

2.4. Ewidencja pełna.................................................................................... 20

2.5. Ewidencja grup VAT............................................................................... 26

2.6. Ewidencja prowadzona przez wprowadzającego produkty w opakowaniach na napoje....................................................................................................... 29

2.7. Ujęcie w ewidencji faktur dotyczących sprzedaży ewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej............................................................................................... 32

2.8. Ewidencja VAT i deklaracje VAT............................................................... 32

2.9. Szczegółowy zakres danych zawartych w ewidencji ................................................................................................................ 33

2.10. Ewidencja czynności prowadzona przez operatora interfejsu elektronicznego.......................................................................................... 43

2.11. Nieprowadzenie ewidencji, błędy w przesłanej ewidencji oraz sankcja..................................................................................................... 44

2.12. Ewidencja sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej................................ 44

2.13. Sposób wykazywania w deklaracji i ewidencji dostaw gazu w systemie gazowym, dostaw energii elektrycznej w systemie elektroenergetycznym i świadczenia usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych........................................................................................... 45

2.14. Obowiązek udostępnienia płatności bezgotówkowej.................................46

2.15. Obowiązek przechowywania ewidencji................................................... 47

Rozdział 3. Prawne zasady prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych........................................................................................... 49

Rozdział 4. Prawne zasady prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych.......................................................................................... 58

4.1. Księga przychodów i rozchodów.............................................................. 58

4.2. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w przypadku osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów........................................ 75

4.3. Prowadzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na potrzeby zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne..................................................................................................... 80

Rozdział 5. Prawne zasady prowadzenia ewidencji podatkowej na potrzeby podatku akcyzowego............................................................................................... 88

5.1. Podmioty obowiązane do prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku akcyzowego............................................................................................... 88

5.2. Sposób prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji. Ogólne uwagi o dokumentacji na potrzeby podatku akcyzowego.................................................................. 89

5.3. Poszczególne rodzaje ewidencji i innych dokumentacji na potrzeby podatku akcyzowego................................................................................................ 93

Bibliografia ................................................................................................ 116