Compliance w spółkach publicznych. Praktyczny przewodnik / Alicja Piskorz-Szpytka, Agnieszka Nalazek

W publikacji przedstawiono praktyczne aspekty związane z utworzeniem i utrzymywaniem skutecznych rozwiązań i środków stosowanych przez spółki publiczne. Ma to na celu zapewnienie zgodności ich działania w zakresie realizacji wymagań wynikających zarówno z przepisów prawa, jak i norm społecznych oraz etycznych, regulacji i standardów postępowania, które dobrowolnie przyjmują do stosowania. Sformalizowany zespół powiązanych rozwiązań organizacyjnych i proceduralnych, którego przedmiotem jest zapewnienie zgodności działania danego podmiotu, określany jest systemem compliance.

Opracowanie jest kompleksowym poradnikiem po zasadach i zaleceniach dotyczących utworzenia i utrzymywania skutecznie funkcjonujących systemów zapewnienia zgodności działania. Zaprezentowano w nim wiele przykładów rozwiązań i narzędzi zmierzających do minimalizacji ryzyka braku zgodności. Szeroko odwoływano się do Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych 2021 i najnowszej normy ISO 37301, jak również komunikatów i stanowisk Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych, Komisji Nadzoru Finansowego oraz Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.
Wdrożenie skutecznego systemu compliance jest szczególnie istotne dla zarządów spółek publicznych i ich menedżerów odpowiedzialnych za należyte działanie organizacji, a także dla rad nadzorczych, które powinny aktywnie brać udział w zapewnieniu zgodności działania spółki, w tym zmniejszaniu ryzyka wystąpienia nadużyć. Transparentność i zgodność działania spółek publicznych sprzyja budowaniu długoterminowego zaufania na rynku kapitałowym.

W przypadku spółek publicznych nawiązujących relacje międzynarodowe posiadanie tego typu rozwiązań jest nieodzowne z uwagi na wymogi regulacyjne innych państw. Obszar ten staje się również coraz bardziej istotny w polskiej rzeczywistości gospodarczej. Toczące się prace legislacyjne dotyczące odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary przewidują, że o nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego, może świadczyć m.in. brak określonej osoby lub komórki organizacyjnej nadzorującej przestrzeganie zgodności, jak również brak określenia zasad postępowania na wypadek zagrożenia popełnienia czynu zabronionego lub skutków niezachowania reguł ostrożności.

Książka jest przeznaczona dla adwokatów, radców prawnych, pracowników działów kadr, sprzedaży, marketingu i PR, menedżerów spółek publicznych, spółek wchodzących w skład grup kapitałowych, spółek kapitałowych chcących wdrożyć lub posiadających systemy compliance, dyrektorów jednostek organizacyjnych, członków zarządów, rad nadzorczych, a także przedsiębiorców, którzy chcą wdrożyć w swoich organizacjach system compliance.

Wykaz skrótów.............................................................................................................. 17
Wstęp............................................................................................................................... 31
Część ogólna I
ZASADY UTWORZENIA I UTRZYMYWANIA SKUTECZNIE
FUNKCJONUJĄCEGO SYSTEMU COMPLIANCE
Rozdział 1
Wprowadzenie............................................................................................................... 43
1. Definicja compliance............................................................................................ 43
2. System compliance............................................................................................... 46
3. Modele kształtowania systemu compliance..................................................... 47
4. Znaczenie compliance w spółkach publicznych.............................................. 49
Rozdział 2
Podstawa utworzenia i utrzymywania systemu compliance w spółkach
giełdowych...................................................................................................................... 51
1. Obowiązek należytego zarządzania organizacją............................................. 51
2. System compliance w Dobrych Praktykach 2021............................................ 53
3. Obowiązki informacyjne w zakresie stosowania zasad ładu
korporacyjnego..................................................................................................... 54
4. Ocena rady nadzorczej stosowania zasad ładu korporacyjnego i sposobu
realizacji obowiązków informacyjnych............................................................. 61
5. Zalecenia dotyczące utworzenia i utrzymywania systemu compliance
zawarte w DPSN 2021.......................................................................................... 62
Rozdział 3
Zasady tworzenia, utrzymywania i ulepszania systemu compliance................ 67
1. Cel wdrożenia i utrzymania systemu compliance........................................... 67
2. Projektowanie systemu compliance................................................................... 68
2.1. Normy międzynarodowe jako wsparcie w projektowaniu systemu
zarządzania zgodnością w spółkach publicznych.................................... 68
2.2. Naczelne zasady projektowania systemu zarządzania zgodnością........ 69
2.3. Elementy procesu projektowania systemu compliance........................... 70
2.4. Kontekst organizacji..................................................................................... 72
2.4.1. Określenie kontekstu spółki publicznej oraz jej zobowiązań
compliance........................................................................................... 72
2.4.2. Ocena ryzyka braku zgodności........................................................ 76
2.5. Przywództwo oraz zaangażowanie kadry kierowniczej.......................... 77
2.6. Właściwa struktura organizacyjna............................................................. 78
2.7. Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne................................................... 80
2.8. Podział uprawnień i obowiązków w spółce publicznej, w tym
dotyczących funkcji compliance................................................................. 81
2.8.1. Podział uprawnień i obowiązków w spółce publicznej
związanych z compliance.................................................................. 81
2.8.2. Uksztaltowanie funkcji compliance................................................. 83
3. Wprowadzenie systemu compliance.................................................................. 85
4. Utrzymanie systemu compliance....................................................................... 87
5. Ulepszanie systemu compliance......................................................................... 88
Rozdział 4
Podział obowiązków w zakresie realizacji funkcji compliance.......................... 91
1. Uwagi ogólne......................................................................................................... 91
2. Zalecenia dotyczące sposobu rozumienia funkcji compliance...................... 94
3. Raportowanie (pionowy przepływ informacji) jako element skutecznej
kontroli funkcjonowania systemu compliance................................................ 98
4. Zarząd.................................................................................................................... 102
4.1. Kompetencja zarządzania spółką............................................................... 102
4.2. Utworzenie i utrzymywanie skutecznie funkcjonującego systemu
compliance...................................................................................................... 103
4.3. Zapewnienie właściwej organizacji spółki jako niezbędny element
skutecznie funkcjonującego systemu compliance.................................... 108
4.4. Raportowanie i ocena funkcjonowania systemu compliance................. 111
5. Kierownictwo........................................................................................................ 116
6. Osoby odpowiedzialne za funkcję audytu wewnętrznego............................. 118
6.1. Znaczenie i działalność audytu wewnętrznego........................................ 118
6.2. Zalecenia w zakresie utworzenia i utrzymywania audytu
wewnętrznego................................................................................................ 120
6.3. Zadania z zakresu compliance.................................................................... 122
7. Inspektor Ochrony Danych Osobowych.......................................................... 124
8. Rada nadzorcza..................................................................................................... 127
8.1. Kompetencja nadzorcza............................................................................... 127
8.2. Monitorowanie i ocena funkcjonowania systemu compliance.............. 133
8.3. Źródła informacji, na podstawie których rada nadzorcza dokonuje
okresowej oceny funkcjonowania systemu compliance.......................... 136
8.4. Sporządzenie rocznego sprawozdania wraz z oceną funkcjonowania
systemu compliance...................................................................................... 139
8.5. Weryfikacja oświadczeń o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego...... 142
9. Komitet audytu..................................................................................................... 143
9.1. Znaczenie i podstawa prawna powołania.................................................. 143
9.2. Zasady działania............................................................................................ 146
9.3. Monitorowanie i ocena funkcjonowania systemu compliance.............. 148
Rozdział 5
Organizacja i zadania jednostki compliance.......................................................... 153
1. Sposób delegacji funkcji compliance................................................................. 153
2. Gwarancje należytej realizacji funkcji compliance......................................... 156
2.1. Uwagi ogólne.................................................................................................. 156
2.2. Niezależność organizacyjna: usytuowanie w organizacji i dostęp
do organów statutowych............................................................................... 158
2.3. Zasady dotyczące kształtowania wynagrodzenia..................................... 160
2.4. Unikanie konfliktu interesów...................................................................... 161
2.5. Zasoby konieczne do realizacji funkcji compliance................................. 163
2.6. Odpowiedni zakres kompetencji................................................................ 163
2.7. Uprawnienia................................................................................................... 167
3. Obowiązki jednostki compliance....................................................................... 168
3.1. Uwagi ogólne.................................................................................................. 168
3.2. Zalecane rozwiązania................................................................................... 172
3.3. Dodatkowe obowiązki jednostki compliance........................................... 175
4. Komunikacja w systemie compliance................................................................ 177
4.1. Znaczenie i podstawowe zasady prowadzenia komunikacji................... 177
4.2. Szkolenia......................................................................................................... 179
4.3. Komunikacja w sytuacji kryzysowej.......................................................... 182
5. Realizacja funkcji kontrolnej.............................................................................. 183
6. Realizacja funkcji zarządzania ryzykiem braku zgodności........................... 188
7. Doradztwo i bieżąca pomoc................................................................................ 194
8. Zasady przeprowadzania kontroli...................................................................... 196
8.1. Proces kontroli............................................................................................... 196
8.2. Planowanie..................................................................................................... 198
8.3. Przygotowanie jednostkowych kontroli.................................................... 202
8.4. Wszczęcie kontroli......................................................................................... 203
8.5. Przebieg kontroli........................................................................................... 203
8.6. Protokół z kontroli........................................................................................ 205
8.7. Zalecenia pokontrolne.................................................................................. 207
8.8. Dziennik kontroli wewnętrznych............................................................... 208
8.9. Udokumentowanie zasad dotyczących procesu kontroli........................ 208
9. Raportowanie........................................................................................................ 210
10. Regulamin działania jednostki compliance..................................................... 215
Rozdział 6
Compliance w spółkach notowanych na NewConnect......................................... 217
1. Podstawa regulacyjna implementacji systemu compliance w spółkach
NewConnect.......................................................................................................... 217
2. Odmienność regulacyjna w spółkach NewConnect....................................... 219
2.1. Informacja poufna w spółkach NewConnect........................................... 219
2.2. Obowiązki spółki NewConnect wynikające z ustawy o ofercie
publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych
do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych...... 225
2.3. Informacje bieżące w spółkach NewConnect........................................... 226
2.4. Raporty okresowe spółek NewConnect..................................................... 237
2.5. Najczęstsze błędy dotyczące raportów okresowych spółek
NewConnect................................................................................................... 240
2.6. Dobre praktyki spółek NewConnect.......................................................... 242
3. Kształt systemu compliance w spółkach NewConnect.................................. 250
4. Obowiązki i znaczenie Autoryzowanego Doradcy oraz zasady
współpracy ze spółką........................................................................................... 252
4.1. Obowiązek zawarcia umowy z Autoryzowanym Doradcą..................... 252
4.2. Rola i obowiązki Autoryzowanego Doradcy............................................. 254
5. Obowiązki i uprawnienia oficera compliance w spółkach NewConnect..... 256
Część ogólna II
ELEMENTY SYSTEMU COMPLIANCE
Rozdział 1
Polityka compliance i pozostałe regulacje wewnętrzne istotne
dla zapewnienia zgodności działania....................................................................... 263
1. Informacje ogólne................................................................................................. 263
2. Struktura regulacji wewnętrznych..................................................................... 272
3. Tworzenie polityki compliance z uwzględnieniem wymogów i zaleceń
normy ISO 37301.................................................................................................. 274
4. Zalecana struktura polityki compliance........................................................... 275
Rozdział 2
System poufnego zgłaszania informacji o nieprawidłowościach
(whistleblowing)............................................................................................................ 281
1. Zakres i cel obowiązków...................................................................................... 281
2. Etapy implementacji systemu whistleblowing................................................. 286
2.1. Dedykowanie zasobów koniecznych do powstania oraz obsługi
systemu whistleblowing................................................................................ 289
2.2. Ustanowienie kanałów zgłoszeń w ramach systemu whistleblowing... 290
2.3. Ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych................................... 292
2.4. Prowadzenie postępowań wyjaśniających oraz prowadzenie rejestru
zgłoszeń........................................................................................................... 295
2.5. Komunikowanie systemu whistleblowing................................................. 296
Rozdział 3
System zarządzania konfliktami interesów............................................................ 297
1. Znaczenie............................................................................................................... 297
2. Definicja konfliktu interesów............................................................................. 298
3. Źródło obowiązku unikania lub ujawniania konfliktów interesów przez
członków organizacji........................................................................................... 299
4. Podstawa utworzenia i utrzymywania systemu zarządzania konfliktami
interesów................................................................................................................ 302
5. Zalecenia w zakresie utworzenia i utrzymywania systemu zarządzania
konfliktami interesów.......................................................................................... 302
5.1. Zaprojektowanie systemu zarządzania konfliktami interesów.............. 302
5.2. Podstawowe zasady zarządzania konfliktami interesów......................... 304
5.3. Rozwiązania ułatwiające identyfikację konfliktów interesów................ 307
5.4. Typowe sytuacje wskazujące na możliwość wystąpienia konfliktu
interesów......................................................................................................... 309
6. Mechanizmy kontrolne........................................................................................ 310
6.1. Uwagi ogólne.................................................................................................. 310
6.2. Nakaz powstrzymywania się od udziału w podejmowaniu decyzji
lub wykonywaniu czynności....................................................................... 313
6.3. Ograniczenia związane z zajmowaniem się interesami
konkurencyjnymi.......................................................................................... 315
6.4. Ograniczenia związane z prowadzeniem innego rodzaju aktywności
zawodowych niż zajmowanie się interesami konkurencyjnymi............ 320
6.5. Ograniczenia związane z pełnieniem funkcji w organach innych spółek ..... 323
6.6. Ograniczenia związane z wykorzystywaniem szans biznesowych........ 324
6.7. Zbieranie danych osobowych na temat relacji pozasłużbowych
(personalnych)............................................................................................... 325
7. Zawieranie transakcji z podmiotami powiązanymi....................................... 327
8. Obowiązek ujawniania konfliktów interesów.................................................. 330
9. Działania podejmowane po ujawnieniu konfliktu interesów........................ 333
10. Rejestr konfliktów interesów.............................................................................. 335
11. Procedura zarządzania konfliktami interesów................................................ 337
12. Rola jednostki compliance.................................................................................. 339
Rozdział 4
System zarządzania ryzykiem korupcji................................................................... 343
1. Podstawa wdrożenia i utrzymania..................................................................... 343
2. System zarządzania ryzykiem korupcji w spółce publicznej......................... 348
3. Kodeks antykorupcyjny....................................................................................... 352
4. Szkolenia antykorupcyjne................................................................................... 354
5. Klauzule antykorupcyjne stosowane w umowach........................................... 356
6. Wręczanie i przyjmowanie upominków........................................................... 357
7. Działania sponsoringowe oraz darowizny........................................................ 358
8. Kontrola organów ścigania w spółce................................................................. 360
9. Dokumentowanie, audyt systemu zarządzania ryzykiem korupcji i jego
stały rozwój............................................................................................................ 361
Rozdział 5
Weryfikacja partnerów biznesowych........................................................................ 363
1. Znaczenie, podstawa wdrożenia i utrzymania................................................. 363
2. Kontekst organizacji w procesie weryfikacji partnerów biznesowych......... 365
3. Źródła informacji o partnerach biznesowych.................................................. 367
4. Zakres weryfikacji partnerów biznesowych..................................................... 368
5. Weryfikacja partnerów biznesowych – elementy procedury......................... 371
Rozdział 6
Kodeks etyki................................................................................................................... 375
1. Znaczenie............................................................................................................... 375
2. Podstawa oraz sposób wdrożenia....................................................................... 376
3. Pocedura wewnętrzna.......................................................................................... 376
4. Rola jednostki compliance.................................................................................. 380
Część szczegółowa I
COMPLIANCE W SPRAWACH KORPORACYJNYCH I GRUPACH
KAPITAŁOWYCH
Rozdział 1
Compliance w sprawach korporacyjnych................................................................ 385
1. Organizacja i działanie zarządu spółki............................................................. 385
1.1. Wymogi stawiane członkom zarządu........................................................ 385
1.2. Obowiązki związane z organizacją, przeprowadzeniem posiedzeń
oraz podejmowaniem uchwał przez zarząd.............................................. 395
1.3. Odpowiedzialność zarządu spółki i sankcje............................................. 402
1.4. Rola jednostki compliance........................................................................... 404
2. Organizacja i działanie rady nadzorczej........................................................... 408
2.1. Wymogi stawiane członkom rady nadzorczej.......................................... 408
2.2. Obowiązki związane z organizacją, przeprowadzeniem posiedzeń
oraz podejmowaniem uchwał rady nadzorczej......................................... 415
2.3. Odpowiedzialność i sankcje........................................................................ 424
2.4. Rola jednostki compliance........................................................................... 429
3. Organizacja i przebieg walnego zgromadzenia................................................ 432
3.1. Stacjonarne walne zgromadzenie............................................................... 432
3.2. E-walne zgromadzenie................................................................................. 437
3.3. Procedura wewnętrzna związana z e-walnym zgromadzeniem............ 438
3.4. Obowiązki związane z organizacją i przeprowadzeniem walnego
zgromadzenia................................................................................................. 439
3.5. Procedura wewnętrzna................................................................................. 445
4. Obowiązki dotyczące sporządzenia polityki wynagrodzeń i przyjęcia
sprawozdania o wynagrodzeniach..................................................................... 447
4.1. Cel oraz podstawa nałożenia obowiązku................................................... 447
4.2. Zakres zastosowania regulacji..................................................................... 449
4.3. Sposób przyjęcia polityki wynagrodzeń.................................................... 450
4.4. Treść polityki wynagrodzeń w świetle ustawy o ofercie publicznej
i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do
zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych........... 451
4.5. Treść polityki wynagrodzeń w świetle Dobrych Praktyk 2021.............. 454
4.6. Sprawozdanie o wynagrodzeniach............................................................. 455
4.7. Odpowiedzialność i sankcje........................................................................ 457
4.8. Rola jednostki compliance........................................................................... 458
5. Obowiązki dotyczące wypłaty dywidendy....................................................... 460
5.1. Uwagi ogólne.................................................................................................. 460
5.2. Propozycja podziału zysku.......................................................................... 461
5.3. Zwołanie zwyczajnego walnego zgromadzenia........................................ 463
5.4. Podjęcie decyzji w sprawie podziału zysku przez zwyczajne walne
zgromadzenie................................................................................................. 464
5.5. Wymagane elementy uchwały zwyczajnego walnego zgromadzenia...... 466
5.6. Przekazywanie informacji niezbędnych do obsługi procesu wypłaty
dywidendy do KDPW................................................................................... 467