Sygnaliści. Pytania i odpowiedzi

W publikacji omówiono zagadnienia związane z ustawą z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, która zobowiązuje do wdrożenia procedur wewnętrznych zgłaszania naruszeń prawa i działań następczych. Wymóg ten został nałożony na szerokie grono podmiotów funkcjonujących zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Nowe przepisy wywołują wiele wątpliwości na różnych płaszczyznach – począwszy od aspektów praktycznych tworzenia kanałów do zgłaszania naruszeń, skończywszy na aspektach formalnych związanych z tworzeniem dokumentacji.

Autorzy udzielają odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, w tym m.in.:
• jakie wymogi musi spełniać procedura zgłoszeń wewnętrznych,
• czy kanałem zgłoszeń sygnalistów może być poczta elektroniczna,
• jak należy postąpić z niezasadnym zgłoszeniem sygnalisty,
• czy pracownik może odmówić uczestnictwa w pracach komisji powołanej do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych,
• jak długo mogą być przetwarzane dane osobowe sygnalisty w celach związanych z sygnalizowaniem naruszeń prawa.

Ponadto książka zawiera:
• wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych, który można dostosować do każdej organizacji,
• przykład rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Opracowanie jest przeznaczone dla osób zaangażowanych w prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających – adwokatów, radców prawnych, prawników in-house, ale także dla compliance officerów, przedstawicieli działów audytu i HR.

Wykaz skrótów | str. 11
Od redakcji | str. 13

Pytanie 1
Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych musi wdrożyć przedsiębiorca? | str. 15

Pytanie 2
Czy zgłoszeniami w ramach przepisów o sygnalistach mogą być objęte także inne obszary tematyczne? | str. 17

Pytanie 3
Jak należy postąpić z niezasadnym zgłoszeniem sygnalisty? | str. 19

Pytanie 4
Na jakich zasadach podmiot prawny realizuje obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych? | str. 23

Pytanie 5
Jakie wymogi musi spełniać procedura zgłoszeń wewnętrznych? | str. 25

Pytanie 6
Na jaki dzień należy zweryfikować stan zatrudnienia w odniesieniu do obowiązków w zakresie ochrony sygnalistów? | str. 29

Pytanie 7
Jakie dokumenty należy wdrożyć w związku z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów? | str. 31

Pytanie 8
Czy przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wymagają przeprowadzania szkoleń wewnętrznych? | str. 33

Pytanie 9
Jakie podmioty zobowiązane są do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych? | str. 37

Pytanie 10
Czy pracownicy tymczasowi powinni zostać zaznajomieni z procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązującą u pracodawcy – użytkownika? | str. 39

Pytanie 11
Czy pracownik może odmówić uczestnictwa w pracach komisji powołanej do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych? | str. 41

Pytanie 12
Czy dyrektor szkoły musi konsultować przepisy procedury ochrony sygnalistów ze związkami zawodowymi? | str. 43

Pytanie 13
Czy osoby zatrudnione w szkole na umowy cywilnoprawne podlegają wliczeniu do liczby osób wykonujących pracę zarobkową? | str. 45

Pytanie 14
Jakie zagrożenia dla prywatności generuje zastosowanie skrzynki e-mail jako kanału zgłoszeń dla sygnalistów? | str. 47

Pytanie 15
Czy w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, administrator na podstawie art. 14 ust. 5 lit. c RODO może odstąpić od spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dotyczy zgłoszenie? | str. 51

Pytanie 16
Jakie kanały przyjmowania zgłoszeń sygnalistów są najbezpieczniejsze pod względem zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony prywatności sygnalisty? | str. 53

Pytanie 17
Jak długo mogą być przetwarzane dane osobowe sygnalisty w celach związanych z sygnalizowaniem naruszeń prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o ochronie sygnalistów? | str. 57

Pytanie 18
Czy dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie sygnalisty, są chronione na takich samych zasadach jak dane osoby zgłaszającej? | str. 59

Pytanie 19
Czy radca prawny, który świadczy obsługę prawną dla podmiotu publicznego w oparciu o umowę zlecenie/dzieło, w momencie przyjmowania zgłoszeń sygnalistów staje się podmiotem przetwarzającym? | str. 63

Pytanie 20
Czy pracodawca – dyrektor podmiotu leczniczego ma prawo poznać dane sygnalisty? | str. 67

Pytanie 21
Czy jednostki organizacyjne gminy mającej powyżej 10 tys. mieszkańców zatrudniające powyżej i poniżej 50 pracowników zobowiązane są do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów? | str. 69

Pytanie 22
Czy od osoby korzystającej z nieodpłatnej pomocy prawnej, a będącej sygnalistą nie powinno się pobierać oświadczenia o braku możliwości poniesienia kosztów odpłatnej pomocy prawnej? | str. 71

Pytanie 23
Czy w przypadku zgłoszeń wewnętrznych konieczne jest podjęcie uchwał organów powiatu w sprawie przyjęcia procedur? | str. 73

Pytanie 24
Czy zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów Burmistrz oprócz procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien wdrożyć procedurę zgłoszeń zewnętrznych? | str. 75

Pytanie 25
Czy Administrator jest zobowiązany uzyskać od sygnalisty zgodę na nagrywanie rozmowy telefonicznej, w przypadku wyboru tego kanału zgłoszenia przez sygnalistę? | str. 77

Pytanie 26
Czy w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów będzie możliwe przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów związanych z polską spółką? | str. 79

Pytanie 27
Czy wdrożyć tylko jedną procedurę zgłaszania naruszeń prawa jako obowiązującą? | str. 81

Pytanie 28
W jaki sposób liczyć zatrudnienie, jeśli firma działa w ramach grupy kapitałowej? | str. 83

Pytanie 29
Czy kanałem zgłoszeń sygnalistów może być poczta elektroniczna? | str. 85

Pytanie 30
Czy polskie spółki z grupy kapitałowej mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych? | str. 87

Wzory | str. 91