HR compliance. Skuteczne wykrywanie nadużyć i zachowań niepożądanych / Piotr Żyłka, Karolina Barszczewska, Monika Domańska, Michał Kibil, Array

HR compliance jest to system działań pracodawcy i jego upoważnionych przedstawicieli lub struktur stworzony w celu kontroli przestrzegania prawa. Dotyczy obszarów związanych z pracownikami, w których członkowie organizacji mogą być zarówno sprawcami, jak i ofiarami naruszeń.

Według autorów efektywne działania kontrolne powinny uwzględniać:
• zapobieganie zachowaniom niepożądanym, takim jak mobbing, dyskryminacja czy molestowanie seksualne;
• procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa przez pracowników;
• przestrzeganie przez pracodawcę praw pracowników.

W publikacji omówiono zagadnienia takie jak:
• odpowiedzialność członków zarządu;
• zmniejszanie ryzyka związanego z wykorzystaniem technologii systemów rozproszonych;
• cyberbezpieczeństwo cyfrowych kanałów zarządzania zgłoszeniami;
• przykłady dobrych praktyk w zakresie tworzenia i implementacji systemów whistleblowingowych w Polsce.

Dzięki lekturze książki czytelnik dowie się, jak krok po kroku stworzyć system HR compliance, aby był oparty na właściwych regulacjach oraz miał praktyczne zastosowanie.
Publikacja przeznaczona jest zarówno dla pracowników i menedżerów działów HR, jak i dla prawników oraz specjalistów do spraw compliance. Zainteresuje również przedstawicieli kadry kierowniczej.

„Zdecydowanie wartościowe jest połączenie idei przestrzegania norm i zasad z aktywnością działów HR i szerzej – z aktywnością pracodawców i kadry kierowniczej w dziedzinie zarządzania. Niektóre książki dostępne na rynku, w sposób zapewne niezamierzony, utrwalają podział na tak zwany miękki i twardy HR. W dzisiejszych realiach zarządzania biznesem, w świecie norm i standardów oraz coraz szybciej postępujących zmian, podejście holistyczne jest wysoce wskazane. I właśnie to podejście wybrzmiewa w niniejszej publikacji”.
Jarosław Marciniak

Wykaz najważniejszych skrótów | str. 11

Wstęp | str. 13

1. Czym jest compliance? | str. 14
2. Filary HR compliance | str. 15
3. Znaczenie HR compliance | str. 16

Rozdział I

Odpowiedzialność członków zarządu | str. 19

1. Zarząd – spiritus movens firmy | str. 19
2. Kodeks karny – lektura obowiązkowa | str. 21
3. Kodeks spółek handlowych – zagadka należytej staranności | str. 24
4. Kodeks pracy | str. 25
5. Projekt ustawy – nowe podstawy odpowiedzialności | str. 26
6. Odpowiedzialność cywilnoprawna członków zarządu | str. 27
7. Trzy małpki a odpowiedzialność członków zarządu | str. 28

Rozdział II

Pierwszy filar – eliminacja zachowań naruszających prawa pracowników | str. 30

1. Niedopuszczanie do mobbingu i dyskryminacji przez eliminację zachowań niepożądanych | str. 30

1.1. Prawidłowe identyfikowanie zachowań niepożądanych | str. 30

1.1.1. Zasada równego traktowania w zatrudnieniu. Dyskryminacja. Charakterystyka pojęcia „dyskryminacja” | str. 31

1.1.2. Rodzaje dyskryminacji. Kryteria dyskryminacyjne | str. 33

1.1.3. Molestowanie jako szczególny przejaw dyskryminacji | str. 35

1.1.4. Przykłady nierównego traktowania w zatrudnieniu | str. 37

1.1.5. Mobbing  | str. 40

1.1.5.1. Definicja mobbingu | str. 40

1.1.5.2. Przesłanki mobbingu | str. 41

1.1.5.2.1. Działanie dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko niemu | str. 41

1.1.5.2.2. Nękanie lub zastraszanie | str. 42

1.1.5.2.3. Uporczywość i długotrwałość | str. 43

1.1.5.2.4. Cel: poniżanie, ośmieszanie, odizolowanie lub wyeliminowanie z zespołu | str. 45

1.1.5.2.5. Skutek: zaniżona ocena przydatności zawodowej | str. 48

1.1.6. Zachowania niepożądane niebędące mobbingiem i dyskryminacją | str. 49

2. Obowiązki pracodawcy w zakresie przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i innym zachowaniom niepożądanym w zakładzie pracy | str. 55

2.1. Podstawowe obowiązki wynikające z Kodeksu pracy | str. 55

2.2. Wdrożenie procedur | str. 57

2.2.1. Tryb wprowadzenia | str. 57

2.2.2. Zakres regulacji | str. 60

2.3. Szkolenia | str. 62

3. Działania następcze przy zgłoszeniu mobbingu, dyskryminacji i innych zachowań niepożądanych | str. 63

3.1. Postępowanie wyjaśniające jako element systemu zapobiegania | str. 63

3.2. Tryb wnoszenia zgłoszenia | str. 65

3.3. Osoba uprawniona do wniesienia zgłoszenia | str. 67

3.4. Wszczęcie postępowania wyjaśniającego | str. 67

3.5. Powołanie komisji wyjaśniającej | str. 68

3.6. Przeprowadzenie postępowania dowodowego w ramach postępowania wyjaśniającego | str. 69

3.7. Procedury organizacji prac komisji wyjaśniającej | str. 70

3.8. Rozstrzygnięcie zgłoszenia | str. 71

3.9. Prawa osoby zgłaszającej nadużycia i osoby, której zgłoszenie dotyczy | str. 72

3.9.1. Zakaz niekorzystnego traktowania dyskryminowanych | str. 72

3.9.1.1. Zakaz niekorzystnego traktowania mobbingowanych | str. 74

3.9.1.2. Anonimowość i poufność | str. 75

3.9.2. Domniemanie niewinności | str. 76

Rozdział III

Drugi filar – zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników | str. 78

1. Sygnalista – geneza i status | str. 78

1.1. Geneza pojęcia sygnalisty | str. 78

1.1.1. Powstanie pojęcia sygnalisty w systemie światowym | str. 78

1.1.2. Polska geneza pojęcia sygnalisty | str. 80

1.2. Status sygnalisty na gruncie dyrektywy o ochronie sygnalistów | str. 83

1.3. Status sygnalisty na gruncie projektu polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa | str. 84

1.4. Czy tylko sygnalista jest objęty ochroną? | str. 89

1.5. Czy sygnalistą może być tylko pracownik? | str. 91

2. Zakres nadużyć podlegających zgłoszeniu | str. 92

2.1. Zakres wynikający z dyrektywy o ochronie sygnalistów | str. 92

2.2. Rozszerzenie zakresu przez podmioty obowiązane | str. 93

2.3. Wyłączenia zastosowania ochrony sygnalistów | str. 95

3. Prawa sygnalisty | str. 97

3.1. Prawa sygnalisty w świetle przepisów | str. 97

3.2. Zakaz działań odwetowych | str. 97

3.2.1. Czym są działania odwetowe? | str. 98

3.2.2. Zakres zakazu działań odwetowych | str. 99

3.2.3. Osoby pomagające | str. 100

3.2.4. Osoby powiązane | str. 100

3.2.5. Formy działań odwetowych | str. 101

3.2.6. Środki ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi | str. 104

3.2.7. Odpowiedzialność dyscyplinarna | str. 106

3.2.8. Odszkodowanie | str. 107

3.2.9. Ciężar odpowiedzialności | str. 107

3.3. Kiedy sygnalista nie podlega ochronie prawnej? | str. 108

3.4. Prawo do bycia anonimowym | str. 109

4. Wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych | str. 111

4.1. Brak wdrożenia i nieprawidłowe objęcie ochroną sygnalistów | str. 111

4.2. Odpowiedzialność finansowa | str. 113

4.3. Ujawnienie publiczne | str. 115

4.4. Wizerunek przedsiębiorstwa | str. 117

5. Kanały zgłoszeń nieprawidłowości | str. 118

5.1. Ustanowienie skutecznych kanałów zgłoszeń naruszeń prawa jako wartość dla przedsiębiorstwa | str. 118

5.2. Podział kanałów zgłoszeń | str. 119

5.3. Rodzaje kanałów zgłoszeń wewnętrznych | str. 121

5.4. Cechy wewnętrznych kanałów zgłoszeń naruszeń prawa | str. 124

5.5. Procedura wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń nieprawidłowości | str. 125

5.6. Wniesienie zgłoszenia naruszenia prawa. Podjęcie decyzji o wdrożeniu działań naprawczych | str. 127

5.7. Podmioty uprawnione do przyjmowania i koordynowania rozpoznawania zgłoszeń | str. 128

5.8. Obowiązek informacyjny | str. 129

5.9. Działania następcze wynikające ze zgłoszenia naruszeń | str. 132

6. Postępowanie z wpływającymi zgłoszeniami oraz podejmowanie działań następczych | str. 134

6.1. Ustalenie wewnętrznych procedur rozpoznawania zgłoszeń naruszeń | str. 134

6.2. Skład komisji wyjaśniającej | str. 136

6.2.1. Powołanie komisji wyjaśniającej | str. 136

6.2.2. Członkowie komisji wyjaśniającej | str. 136

6.2.3. Liczba członków komisji wyjaśniającej | str. 139

6.3. Tryb procedowania komisji | str. 140

6.4. Przeprowadzanie postępowania dowodowego | str. 141

6.5. Rozstrzygnięcie postępowania. Przekazanie informacji zwrotnej | str. 142

7. Wpływ przepisów o sygnalistach na RODO | str. 144

7.1. Wstęp | str. 144

7.2. Ochrona danych osobowych jako kategoria naruszeń zgłaszanych przez sygnalistów | str. 144

7.3. RODO a obowiązki spoczywające na pracodawcach | str. 146

7.3.1. Poufność danych | str. 146

7.3.2. Obowiązki pracodawcy | str. 147

7.3.3. Podstawy przetwarzania danych | str. 150

7.3.4. Powierzanie przetwarzania danych podmiotom zewnętrznym | str. 151

7.3.5. Procedura zgłaszania naruszeń | str. 151

7.3.6. Zakres zbieranych danych | str. 152

Rozdział IV

Trzeci filar – zgodność regulacyjna – przestrzeganie przez pracodawcę prawa pracy | str. 153

1. Zarządzanie zgodnością (compliance), w tym w obszarze HR | str. 153

1.1. Wstęp do zarządzania zgodnością | str. 153

1.2. Rola oficera compliance a zarządzanie zgodnością | str. 154

1.2.1. Określenie mapy ryzyka | str. 155

1.2.2. Dostosowanie procesów | str. 155

1.2.3. Przeprowadzanie postępowań wyjaśniających | str. 156

1.2.4. Działania zaradcze | str. 157

1.2.5. Prowadzenie polityki szkoleniowej | str. 158

1.3. Rola sygnalisty w procesie zarządzania zgodnością | str. 159

1.4. Zarządzanie zgodnością a ryzyko regulacyjne | str. 160

1.5. System zgodności | str. 161

1.5.1. Ład korporacyjny jako fundament systemu zgodności | str. 161

1.5.2. Należyta organizacja jako element systemu zgodności | str. 163

1.5.3. Hierarchiczny system regulacji wewnętrznych | str. 165

1.5.4. System zgodności dopasowany do wymogów organizacji | str. 166

1.6. Budowanie odpowiedzialności za zgodność | str. 168

2. Dobre praktyki w zakresie zarządzania zgodnością | str. 169
3. Zarządzanie zgodnością a HR | str. 171

Rozdział V

Odpowiedzialność za dopuszczanie się naruszeń w zakresie
działań niepożądanych na podstawie przepisów Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, Kodeksu wykroczeń i Kodeksu karnego | str. 176

1. Słowem wstępu | str. 176
2. Odpowiedzialność pracodawcy | str. 176
3. Mobbing | str. 177

3.1. Dochodzenie odszkodowania od pracodawcy | str. 177

3.2. Obrona pracodawcy przed zarzutem mobbingu | str. 178

3.3. Wysokość odszkodowania | str. 180

3.4. Odpowiedzialność pracodawcy za krzywdę doznaną przez pracownika | str. 181

3.5. Wysokość zadośćuczynienia | str. 182

3.6. Naruszenie dóbr osobistych | str. 184

3.7. Zbieg odszkodowania i zadośćuczynienia | str. 185

3.8. Odpowiedzialność regresowa sprawcy mobbingu | str. 186

4. Dyskryminacja | str. 186

4.1. Wysokość odszkodowania | str. 188

4.2. Naruszenie dóbr osobistych | str. 189

4.3. Odpowiedzialność regresowa osoby odpowiedzialnej za dyskryminację | str. 190

4.4. Molestowanie | str. 191

5. Odpowiedzialność za dopuszczanie się innych zachowań niepożądanych | str. 193

5.1. Odpowiedzialność karna i wykroczeniowa pracodawcy | str. 195

5.2. Szczególne podstawy odpowiedzialności karnej i wykroczeniowej | str. 196

5.3. Odpowiedzialność sprawcy działań niepożądanych | str. 199

5.3.1. Odpowiedzialność cywilna | str. 199

5.3.2. Odpowiedzialność karna i wykroczeniowa | str. 201

5.4. Odpowiedzialność sprawcy fałszywego zgłoszenia | str. 202

6. Podsumowanie | str. 204

Literatura | str. 207

Autorzy | str. 209