Wzory pism - korespondencja urzędowa w zakresie funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych / Maria Jasińska, Grzegorz Kurzątkowski

Korespondencja urzędowa w praktyce jest definiowana jako przyjmowanie, redagowanie i wysyłanie pism. Jest to jeden ze sposobów wymiany informacji zarówno wewnątrz jednostki organizacyjnej, jak i między daną jednostką a jej „otoczeniem”. Korespondencja to również istotny element systemu umożliwiającego szybki obieg informacji, dzięki któremu pracownicy komórek organizacyjnych jednostki mogą, w określony i zorganizowany sposób, wykonywać swoją pracę.

W opracowaniu zaprezentowano ponad 170 przykładowych wzorów/szablonów pism oraz notatek służbowych, które mogą być pomocne pracownikom komórek finansowych przy bieżącym redagowaniu nowych pism urzędowych czy innej korespondencji służbowej, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki sektora finansów publicznych oraz przyjęciu indywidualnych rozwiązań. Szczegółowo opisano poszczególne elementy pisma, wskazano istotne zasady zapewniające właściwie i profesjonalnie ich redagowanie. Zaprezentowano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad podpisywania pism i dokumentów porządkującego w jednostce kwestie dotyczące obiegu pism urzędowych, do momentu ich wysłania. Ponadto podano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych, w którym ustala się zasady opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych wydawanych przez organy stanowiące, wykonawcze lub kierownika jednostki – przykład regulacji postępowania przy opracowywaniu tego typu aktów.
Wzory pism urzędowych zostały przypisane do następujących kategorii:

• korespondencja z bankami,
• korespondencja z kontrahentami,
• korespondencja z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
• korespondencja dotycząca projektowania, planowania i realizacji budżetu (pisma wychodzące od organu wykonawczego JST),
• korespondencja dotycząca realizacji planów finansowych jednostek podległych, kierowana
• do organu wykonawczego JST,
• korespondencja pracodawca – pracownik,
• korespondencja pracownik – pracodawca,
• korespondencja wewnątrzzakładowa (pomiędzy komórkami organizacyjnymi),
• notatki służbowe,
• zaświadczenia,
• oświadczenia,
• upoważnienia,
• pełnomocnictwa.