Metodyka pracy prawnika in-house

Książka przedstawia specyfikę prawną zawodu prawnika korporacyjnego, zasadniczo różniącą się od tego, czym zajmują się adwokaci i radcy prawni pracujący w kancelariach.

 Autorzy skupiają się na typowych zagadnieniach charakterystycznych dla pracy prawnika in-house (takich jak: prawo pracy, umowy, prawo spółek, ochrona danych, prawnik jako compliance officer), ale podejmują też kwestie biznesowych aspektów pracy prawnika in-house – prawnik jako dyrektor działu, współpraca z klientem wewnętrznym czy wreszcie wykorzystanie nowoczesnych technologii w pracy prawników (legal tech).

Intencją autorów było nie tylko przedstawienie specyfiki tej dość młodej na polskim rynku specjalizacji, lecz także wskazanie najbardziej satysfakcjonujących stron takiej pracy, jakimi bez wątpienia są ścisłe związanie z biznesem czy szerokie możliwości rozwoju, często nieosiągalne dla prawników kancelaryjnych, na których rynek wymusza zazwyczaj wąską specjalizację.

 Opracowanie jest przeznaczone dla wszystkich osób, które związały swoją karierę zawodową z rolą prawnika wewnętrznego, ale także dla tych, które dopiero rozważają podjęcie pracy w takim charakterze.

Wykaz skrótów | str. 13

Wstęp | str. 15

CZĘŚĆ PIERWSZA

Prawnik in-house i jego rola w organizacji

Rozdział I

Specyfika pracy prawnika in-house | str. 19
1. Prawnik in-house – pozycja w organizacji | str. 19
2. Zadania prawnika in-house | str. . 23
2.1. Doradztwo i opiniowanie | str. 23
2.1.1. Określenie stanu faktycznego | str. 23
2.1.2. Założenia opinii | str. 24
2.1.3. Stan prawny | str. 24
2.1.4. Wskazanie ryzyk | str. 25
2.1.5. Kryteria zmiany opinii | str. 26
2.1.6. Podsumowanie | str. 26
2.2. Obsługa korporacyjna | str. 26
2.3. Negocjacje i spory | str. 27
2.4. Reprezentacja | str. 27
2.5. Szkolenia | str. 28
2.6. Compliance | str. 29
3. Kluczowe kompetencje | str. 29
3.1. Czym są kompetencje? | str. 29
3.2. Wiedza | str. 30
3.3. Umiejętności | str. 31
3.4. Postawa | str. 31
3.5. Podsumowanie | str. 31
4. Klienci wewnętrzni | str. 32
4.1. Przygotowanie do współpracy | str. 32
4.2. Kluczowe grupy klientów | str. 34

Rozdział II

Wycena ryzyka prawnego | str. 36
1. Ryzyko prawne – zakres pojęciowy | str. 6
2. Ryzyko prawne a ryzyko braku zgodności | str. 43
3. Identyfikacja i pomiar ryzyka prawnego | str. 51
4. Rola prawnika wewnętrznego w zarządzaniu ryzykiem prawnym | str. 55

Rozdział III

Współpraca z kancelariami zewnętrznymi | str. 59
1. Zagadnienia wstępne | str. 59
2. Rola prawnika in-house we współpracy z doradcami zewnętrznymi | str. 60
3. Wyzwania we współpracy | str. 60
4. Umowa z doradcą | str. 64

Rozdział IV

Wykorzystanie nowoczesnych technologii w wewnętrznym dziale prawnym | str. 69
1. Legal Tech i nowoczesne technologie w pracy prawników wewnętrznych – wprowadzenie | str. 69
1.1. Definicja i geneza Legal Tech | str. 69
1.2. Rozwiązania technologiczne jako odpowiedź na aktualne wyzwania dla wewnętrznych działów prawnych | str. 70
1.3. Sztuczna inteligencja, blockchain, robotic process automation, low code i no code – wyjaśnienie pojęć | str. 71
1.3.1. Sztuczna inteligencja | str. 72
1.3.2. Blockchain | str. 73
1.3.3. No code i low code | str. 74
1.3.4. Robotic process automation | str. 75
2. Obszary zastosowania rozwiązań technologicznych w dziale prawnym | str. 76
2.1. Systemy do zarządzania cyklem życia umów | str. 76
2.2. Rozwiązania do automatyzacji dokumentów | str. 79
2.2.1. Analiza umów z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji | str. 80
2.2.2. Podpis elektroniczny | str. 83
2.3. Systemy wspomagające zarządzanie działem prawnym | str. 85
2.4. Technologie wspomagające funkcje compliance | str. 87
3. Jak wdrażać technologie w dziale prawnym? | str. 89
3.1. Strategia wdrożenia technologii w dziale prawnym | str. 89
3.2. Analiza rynku i testy oprogramowania | str. 92
3.3. Efektywne wykorzystanie już dostępnych technologii | str. 94
4. Funkcje wspomagające wdrożenie, utrzymanie i korzystanie
z nowoczesnych technologii w dziale prawnym | str. 95
4.1. Legal engineer jako nowa funkcja w wewnętrznym dziale prawnym | str. 95
4.2. Legal operations jako zespół wspomagający pracę działu prawnego przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii | str. 96
5. Podsumowanie | str. 97

Rozdział V

Prawnik jako menedżer | str. 98
1. Kompetencje menedżera działu prawnego| str. 98
2. Zarządzanie pracownikami | str. 99
3. Rekrutacja do działu prawnego | str. 101
4. Rozwój zawodowy pracowników i szkolenia | str. 104
5. Ocena pracowników działu prawnego | str. 106
6. Motywowanie pracowników | str. 109

CZĘŚĆ II

Kluczowe obszary aktywności prawnika in-house

Rozdział VI

Obsługa korporacyjna ze szczególnym uwzględnieniem spółki publicznej | str. 115
1. Wprowadzenie | str. 115
2. Zadania prawnika wewnętrznego w zakresie obsługi korporacyjnej | str. 118
2.1. Rozpoznanie pól działania oraz źródeł relacji prawnika in-house z piastunami i interesariuszami spółki w świetle struktury, formy prawnej oraz wielkości spółki | str. 119
2.2. Relacje prawnika in-house z zarządem spółki | str. 123
2.3. Relacje prawnika in-house z organem nadzoru spółki | str. 126
2.4. Relacje prawnika in-house z komitetami rady nadzorczej spółki | str. 128
2.5. Relacje prawnika in-house z audytorem spółki | str. 129
2.6. Relacje prawnika in-house z udziałowcami spółki | str. 130
2.7. Rola prawnika in-house w zabezpieczeniu interesu spółki | str. 133
2.8. Obsługa organów spółki przez prawnika in-house | str. 134
2.9. Obsługa korporacyjna spółek z grupy kapitałowej, w tym spółek zagranicznych, przez prawnika in-house | str. 138
3. Wyzwania prawnika in-house | str. 142
3.1. Prawnik in-house jako pierwsze źródło informacji prawnej w spółce | str. 142
3.2. Prawnik in-house jako doradca biznesowy spółki | str. 144
3.3. Prawnik in-house jako powiernik zarządu spółki | str. 145
3.4. Rola prawnika in-house w czasie konfliktów między funkcjonariuszami spółki oraz między funkcjonariuszami a spółką | str. 14

Rozdział VII

Zarządzanie zgodnością w przedsiębiorstwie jako wyzwanie stojące przed nowoczesnym prawnikiem wewnętrznym | str. 148
1. Wprowadzenie do zarządzania zgodnością | str. 148
1.1. Definicja, źródła wiedzy i geneza compliance | str. 149
1.2. Analiza ryzyka braku zgodności jako wstęp do systemu zarządzania zgodnością | str. 151
1.3. Umiejscowienie roli compliance w organizacji i nadanie jej odpowiednich ram | str. 153
2. Zgodność etyczna w organizacji | str. 155
2.1. Kodeks etycznego postępowania jako wizytówka zgodności w organizacji | str. 156
2.2. System zgłaszania i wyjaśniania nieprawidłowości, czyli jak przełamać stereotyp donosiciela i zatroszczyć się o pracowników | str. 157
2.3. Przeciwdziałanie naruszeniom prawa konkurencji oraz unikanie chaosu podczas kontroli lub innych czynności podejmowanych wobec organizacji | str. 160
3. Bezpieczeństwo najważniejszych aktywów – informacji i danych | str. 162
3.1. Jakie informacje i dane powinny być chronione oraz w jaki sposób? | str. 163
3.2. Przetwarzanie i ochrona danych osobowych – krótkie odniesienie | str. 164
3.3. Cyberbezpieczeństwo w organizacji | str. 165
4. Przeciwdziałanie przestępstwom finansowym | str. 166
4.1. Polityka antykorupcyjna | str. 166
4.2. Poznaj swoich kontrahentów, czyli jak uniknąć odpowiedzialności za cudze bezprawne działania | str. 167
5. Podsumowanie i kierunki zarządzania zgodnością | str. 169

Rozdział VIII

Umowy i negocjacje | str. 170
1. Prawnik in-house a umowy | str. 170
1.1. Katalog niezbędnych wzorców | str. 170
2. Stałe elementy umów | str. 172
2.1. Zakres | str. 172
2.2. Płatności | str. 173
2.3. Odpowiedzialność | str. 174
2.3.1. Odpowiedzialność na zasadach ogólnych | str. 175
2.3.2. Odpowiedzialność deliktowa | str. 175
2.3.3. Odpowiedzialność kontraktowa | str. 176
2.3.4. Praktyczne zagadnienia siły wyższej | str. 177
2.3.5. Rola kar umownych | str. 178
2.3.6. Wskazówki w zakresie kar umownych | str. 179
2.3.7. Ograniczenie odpowiedzialności | str. 180
2.3.8. Poufność  | str. 181
2.4. Tajemnica przedsiębiorstwa | str. 181
2.4.1. Wprowadzenie | str. 181
2.4.2. Umowa o zachowaniu poufności (Non-Disclosure Agreement) | str. 182
2.5. Rozwiązanie umowy | str. 185
2.6. Podsumowanie | str. 186
3. Negocjacje | str. 187
3.1. Udział prawnika in-house w negocjacjach | str. 187
3.2. Przygotowanie do negocjacji | str. 188
3.3. Prowadzenie negocjacji | str. 189

Rozdział IX

Prawo pracy | str. 191
1. Rodzaje umów o pracę | str. 191
1.1. Umowa na okres próbny | str. 191
1.2. Umowa na czas określony | str. 193
1.3. Umowa na czas nieokreślony | str. 194
2. Ustanie stosunku pracy | str. 195
2.1. Porozumienie stron | str. 195
2.2. Oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem) | str. 196
2.2.1. Wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę | str. 196
2.2.2. Wypowiedzenie dokonane przez pracownika . | str. 200
2.3. Oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia) | str. 200
2.3.1. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) | str. 200
2.3.2. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika (art. 53 k.p.) | str. 208
2.3.3. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika (art. 55 k.p.) | str. 208
2.4. Rozwiązanie umowy z upływem czasu, na jaki została zawarta | str. 210
2.5. Wygaśnięcie stosunku pracy | str. 210

Rozdział X

Zarządzanie ochroną danych osobowych w przedsiębiorstwie | str. 213
1. Wprowadzenie: współczesne wyzwania związane z ochroną danych osobowych w przedsiębiorstwie | str. 213
2. Nawigacja w świecie ochrony danych: podstawowe pojęcia | str. 215
3. Prawnik korporacyjny jako inspektor ochrony danych | str. 217
3.1. Kiedy inspektora ochrony danych należy formalnie nominować? | str. 217
3.2. Kto może być inspektorem ochrony danych? | str. 218
3.3. Szczególna pozycja inspektora ochrony danych | str. 219
3.4. Zadania inspektora ochrony danych | str. 220
3.5. Zadania prawnika korporacyjnego niezależne od roli inspektora danych osobowych | str. 221
4. Metodyka pracy: twarde i miękkie umiejętności ułatwiające pracę w obszarze ochrony danych | str. 221
4.1. Kluczowe elementy europejskiego systemu ochrony danych osobowych | str. 221
4.2. Jak radzić sobie z problemami interpretacyjnymi? . | str. 222
4.3. Jak efektywnie wspierać przedsiębiorstwo w obszarze zarządzania danymi osobowymi – kluczowe umiejętności | str. 223
5. Wybrane zagadnienia praktyczne | str. 225
5.1. Wewnętrzna dokumentacja – jak efektywnie stworzyć polityki | str. 225
5.1.1. Wskazanie podmiotu/podmiotów odpowiedzialnych | str. 225
5.1.2. Podstawowe pojęcia | str. 226
5.1.3. Zasady szkolenia pracowników | str. 226
5.1.4. Zasady tworzenia i utrzymywania rejestru czynności | str. 226
5.1.5. Proces dokonywania oceny skutków przetwarzania danych dla nowych bądź zmodyfikowanych czynności, privacy by design czy domyślnej ochrony danych | str. 227
5.1.6. Zasady przekazywania i udostępniania danych innym podmiotom | str. 227
5.1.7. Prawa podmiotów danych | str. 227
5.1.8. Postępowanie w przypadku naruszeń ochrony danych | str. 227
5.1.9. Retencja danych | str. 228
5.1.10. Opis zabezpieczeń fizycznych, technicznych oraz organizacyjnych | str. 228
5.1.11. Zasady współpracy z Urzędem Ochrony Danych Osobowych | str. 229
5.2. Tworzenie wewnętrznego rejestru czynności przetwarzania danych | str. 229
5.3. Ocena podstawy przetwarzania danych osobowych i jej konsekwencje  | str. 230
5.4. Komunikacja z klientem lub konsumentem – kiedy i jak informować o przetwarzaniu danych? | str. 232
5.5. Umowy powierzenia: prawne wymogi i sztuka negocjacji | str. 234
5.6. Naruszenia ochrony danych – jak się przygotować? | str. 239

Rozdział XI

Prawo własności intelektualnej | str. 241
1. Wprowadzenie | str. 241
2. Prawo autorskie | str. 241
2.1. Stosowanie praw autorskich w organizacji | str. 242
2.2. Nabywanie praw autorskich | str. 242
2.2.1. Podstawy i zakres nabycia praw autorskich | str. 243
2.2.1.1. Forma i zakres nabycia | str. 243
2.2.1.2. Wynagrodzenie | str. 244
2.2.1.3. Pola eksploatacji | str. 245
2.2.2. Nabycie majątkowych praw autorskich od pracowników | str. 246
2.2.2.1. Twórczość w ramach zadań pracownika | str. 246
2.2.2.2. Przyjęcie utworu | str. 247
2.2.2.3. Czas na rozpowszechnienie utworu | str. 247
2.2.2.4. Pola eksploatacji | str. 247
2.2.2.5. Wynagrodzenie prawnoautorskie na gruncie prawa podatkowego | str. 247
2.2.3. Nabycie autorskich praw majątkowych od usługodawców | str. 248
3. Patenty, wzory przemysłowe, znaki towarowe | str. 250
3.1. Przedmiot ochrony | str. 50
3.2. Sposoby ochrony | str. 251
3.2.1. Patent | str. 251
3.2.2. Prawo ochronne | str. 252
3.2.3. Znak towarowy | str. 252

Rozdział XII

Prawo podatkowe | str. 254
1. Doradztwo podatkowe prawnika in-house | str. 254
2. Prawo podatkowe | str. 255
2.1. CIT | str. 255
2.1.1. Ceny transferowe | str. 256
2.2. PIT | str. 256
2.3. VAT | str. 257
2.4. Podatek od nieruchomości (RET) | str. 258
2.5. Akcyza | str. 259
3. Reprezentacja w postępowaniach | str. 259
3.1. Kontrole podatkowe | str. 259
3.1.1. Organ kontrolny | str. 259
3.1.2. Wszczęcie kontroli podatkowej | str. 260
3.1.3. Czynności kontrolne | str. 261
3.1.4. Obowiązki kontrolowanego | str. 263
3.1.5. Utrudnianie kontroli podatkowej | str. 263
3.1.6. Protokół z kontroli | str. 264
3.2. Czynny żal | str. 265
3.3. Wnioski o interpretację indywidualną | str. 266
3.4. Postępowanie przed sądem administracyjnym | str. 268

Rozdział XIII

Prawnik in-house w postępowaniu karnym | str. 270
1. Zagadnienia ogólne | str. 270
2. Jaką rolę pełni oskarżyciel posiłkowy uboczny w procesie karnym? | str. 273
3. Prawnik wewnętrzny jako pełnomocnik oskarżyciela posiłkowego – problemy praktyczne | str. 273
3.1. Pokrzywdzony – uprawnienia i rekomendowane wnioski | str. 273
3.2. W jakich posiedzeniach pełnomocnik oskarżyciela posiłkowego ma prawo wziąć udział? | str. 274
3.3. Naprawienie szkody – o co zadbać | str. 275
3.4. Naprawienie szkody na ścieżce karnej – ograniczenia | str. 277
3.5. Naprawienie szkody – zakaz kumulacji drogi cywilnej oraz karnej | str. 279
3.6. Prawnik wewnętrzny jako pełnomocnik pokrzywdzonego a świadkowie będący pracownikami spółki | str. 280

WZORY

Załącznik nr 1
Wzór pełnomocnictwa na walnym zgromadzeniu | str. 285

Załącznik nr 2
Wzór listy osób pełniących obowiązki zarządcze . | str. 286

Załącznik nr 3
Wzór listy insiderów | str. 288

Załącznik nr 4
Wzór umowy o pracę na okres próbny . | str. 290

Załącznik nr 5
Wzór umowy o pracę na czas określony | str. 291

Załącznik nr 6
Wzór rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika | str. 292

Załącznik nr 7
Wzór polityki antydyskryminacyjnej | str. 293