Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach. 390 praktycznych wyjaśnień ekspertów. Wydanie 2 / Łukasz Prasołek, Monika Frączek, Anna Jankowska, Jarosław Sawicki, Jakub Szajdziński

Szerokie kompendium wiedzy na temat wydawałoby się z pozoru prosty, jakim jest dokumentacja pracownicza. Jednak po zmianach w prawie pracy wprowadzonych w 2019 r., a następnie w 2023 r., temat prowadzenia dokumentacji stał się bardzo skomplikowany, czego dowodem są 63 wyjaśnienia urzędowe dotyczące różnych aspektów prowadzenia dokumentacji, które zostały zamieszczone w książce. Skalę problemu pokazuje także liczba opisanych w książce zagadnień, których jest aż 390.

Pod względem tematycznym książkę można podzielić na 4 bloki tematyczne:

1. dokumentacja w aspekcie prawa pracy (zasady prowadzenia i przechowywania) – rozdziały I–IV;
2. zmiany w dokumentacji z zakresu ubezpieczeń – rozdziały V;
3. elektronizacja dokumentacji – rozdział VI;
4. dokumentacja a RODO – rozdział VII.

W książce wykorzystano dostępne stanowiska urzędowe dotyczące prowadzenia dokumentacji wydawane przez MRPiPS, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Infrastruktury czy UODO, a co ważne, wszystkie te stanowiska ze względu na trudności w dostępie do ich treści zostały zamieszczone w rozdziale VIII publikacji.

Niewątpliwym atutem książki jest grono autorów praktyków, którzy prowadzą własne firmy doradcze/kancelarie lub są trenerami, a więc stykają się z opisywanymi problemami w codziennej pracy. Pierwsze wydanie książki z 2019 r. było wynikiem konferencji poświęconej dokumentacji pracowniczej zorganizowanej w maju 2019 r. w Warszawie przez spółkę Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki sp.j., a więc wiedza w niej opisana została najpierw skonfrontowana z praktykami zatrudnionymi w działach kadr. Drugie wydanie zostało wzbogacone o kolejne stanowiska urzędowe z ostatnich kilku lat oraz szeroką analizę wpływu zmian w prawie pracy dokonanych w 2023 r. na zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, czemu został poświęcony całkowicie nowy rozdział III książki.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na wiele praktycznych pytań związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, m.in.:

• Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?
• Jakie dokumenty przechowywać w aktach osobowych, a jakie w innych dokumentacjach dotyczących stosunku pracy?
• Jakie dokumenty płacowe przechowywać w aktach osobowych, a nie w płacach?
• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy i jakie dane w niej rejestrować?
• Jak prawidłowo prowadzić dokumentację czasu pracy i urlopów wypoczynkowych?
• Gdzie przechowywać dokumentację dotyczącą różnego rodzaju absencji pracowników?
• Jak długo przechowywać dokumentację pracowników, których stosunki pracy nawiązały się przed 2019 r. i zatrudnionych już w 2019 r.?
• Jak długo przechowywać dokumentację ubezpieczeniową czy dotyczącą zwolnień lekarskich?
• Kiedy łączyć akta osobowe, a kiedy prowadzić je oddzielnie dla pracowników powracających do pracy u tego samego pracodawcy?
• Jakie są zasady składania raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA?
• Jak prawidłowo wypełnić ZUS RIA?
• Jak wypełniać raporty ZUS RPA?
• Jak dostosować system teleinformatyczny do nowych wymagań, aby prowadzić dokumentację elektronicznie?
• Co to są metadane i jakie muszą być przechowywane w systemach kadrowo-płacowych?
• W jakich formatach plików mogą być zapisywane dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• W jaki sposób przechowywać skany dokumentów pracowniczych?
• Jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika?
• Kiedy można wykorzystywać dane osobowe do kolejnych rekrutacji?
• Kiedy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika?
• Jakie są zasady wykorzystywania wizerunku pracowników?

W drugim wydaniu książki pojawiły się dodatkowo odpowiedzi m.in. na następujące pytania:

• Jakie są zasady prowadzenia części E akt osobowych?
• Gdzie należy przechowywać dokumenty z obszaru pracy zdalnej?
• Czy wdrożenie pracy zdalnej uzasadnia przechowywania dokumentów elektronicznie, jeśli pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
• Czy w aktach osobowych należy przechowywać protokoły z kontroli pracy zdalnej?
• Jak skonstruować prawidłowo informację o warunkach zatrudnienia?
• Jak PIP interpretuje pojęcia płatnych urlopów oraz składników wynagrodzenia, które należy ująć w treści informacji o warunkach zatrudnienia?
• Czy pracownikom mobilnym należy w informacji o warunkach zatrudnienia uzupełniać punkt dotyczący zasad przemieszczania się?
• Czy w ramach wniosku o zmianę warunków zatrudnienia pracownik może wnioskować o awans lub podwyżkę?
• Gdzie należy przechowywać dokumenty związane ze służbą wojskową pracownika?
• Jakie specyficzne dokumenty związane z czasem pracy należy przechowywać w dokumentacji członków korpusu służby cywilnej?
• Gdzie przechowywać wnioski o urlop opiekuńczy oraz zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej?
• Czy można żądać udokumentowania wniosków o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej i urlop opiekuńczy?
• Jakie elementy według UODO powinien zawierać prawidłowy plan urlopów?
• Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy kierowców po zmianach z 2022 r.?
• Jak zmienił się wygląd świadectwa pracy w 2023 r.?
• Jakie dane pracownika zastępowanego można ująć w umowie na zastępstwo?
• Kiedy upoważnienia do przetwarzania danych osobowych muszą być pisemne?
• Czym może skutkować pozostawienie zwolnionemu pracownikowi kadr dostępu do PUE ZUS?
• Czy można informować kontrahentów o zwolnieniu lekarskim pracownika?
• Czy można żądać od pracodawcy kopii dowolnego zestawu dokumentów z dokumentacji pracowniczej?